viernes, 4 de diciembre de 2015

Escribe un email eficaz (y no me hagas perder el tiempo)

No me puedo resistir a compartir con vosotros la experiencia que viví ayer con el correo electrónico. Como no hay mal que por bien no venga, la que yo ya llamo "la mayor pérdida de tiempo del año" (otros candidatos eran la espera al teléfono con la musiquita de ciertas empresas) me ha servido para extraer una serie de conclusiones sobre la productividad y la lógica en el intercambio de emails. Como una imagen vale más que mil palabras, prefiero poneros en antecedentes: (para los más curiosos, he dejado abajo una transcripción de estos correos)



Sí, amigos, esta es la ristra de mensajes que he intercambiado con una aseguradora para pedir información sobre la factura que me tienen que enviar. La respuesta era muy sencilla y requería mucho menos tiempo del que me ha hecho perder (y que ha perdido ella), pero... no pudo ser. No hay nada menos productivo que una retahíla como esta. He interrumpido mi trabajo un total de seis veces en cuestión de hora y veinte para algo que se podía haber resuelto prácticamente con una breve explicación. Bien es cierto que podía no haber contestado inmediatamente, pero quería dejar el asunto zanjado cuanto antes y soy de las que, como la mayoría, no desactiva las notificaciones de correo (yo uso Checker Plus for Gmail).

Encuesta que realicé para conocer la tendencia

Volviendo al tema, creo que para escribir correos debemos tener en cuenta varios conceptos básicos y lógicos:
  • Lee antes de responder: asegúrate de qué es lo que está solicitando o preguntando esa persona.
  • Sé conciso: la otra persona no tiene tiempo y, si lo tiene, lo quiere emplear en cosas mejores.
  • Sé informativo: aporta toda la información que puedas en un solo correo para que no sea necesario más intercambio de mensajes.
  • Sé educado: ir al grano no es sinónimo de ser borde o cortante. Incluye caritas si hace falta (de esto hablaré en otra entrada).
En el libro La semana laboral de 4 horas, de Tim Ferris, (me lo descubrieron Pablo Muñoz y Ángel Alegre) se propone una filosofía extrema en lo que respecta a la gestión de correos electrónicos. El autor afirma que, con su método, solo consulta el correo una hora a la semana y, como se suele decir, la vida sigue. ¡Echadle un ojo! No es aplicable a los traductores porque vivimos de encargos, pero hace pensar ;-)

Sin llegar a estos extremos, sí es cierto que creo que pasamos muchísimo tiempo gestionando correos y actitudes como la que ha tenido esta mujer solo consiguen sacarnos de quicio, desconcentrarnos y hacernos perder el tiempo. En fin, sin más dilación paso a ofreceros el intercambio, cual pelota de tenis, de mensajitos:


  • Yo: (...) "¿Me llega la factura junto con toda la documentación a casa?"
  • Ella: "Te llega el contrato, se te cobra por el banco".
  • Yo: "Me refería a que necesito una factura del pago, supongo que no habrá problema".
  • Ella: "No se envía a casa, en caso que necesitase alguna la puede pedir".
  • Yo: "Sí, necesito una. ¿Basta con este email para pedirla o tengo que hacer algo más?".
  • Ella: "Se solicita por escrito".
  • Yo: "¿Por correo tradicional? ¿A la dirección que indica en tu firma? ¿Me puedes proporcionar toda la información, por favor?".
  • Ella: "Si, como prefieras, por fax al ******** o email".
  • Yo: "Dices que se puede enviar la solicitud de la factura por email, pero ¿a qué dirección?".
  • Ella: "Si tú quieres una factura de *, me lo solicita y yo lo paso al departamento correspondiente y te lo envían a tu casa".
  • Yo: "De acuerdo, entonces te solicito por favor que te encargues de pedir al departamento que sea que me emita una factura de *".
  • Ella: "Hasta que no te cobren no puedo".

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